Fallstudie:
Geschäfts- und Produktstrategie
Open-Xchange
Aufbau Geschäftsbereich
für öffentliche Verwaltung
Überblick
Diese Fallstudie zeigt, wie Open-Xchange erfolgreich einen komplexen neuen Geschäftsbereich etablierte und die Value Proposition “Digitale Souveränität in der öffentlichen Verwaltung“ geschärft und umgesetzt wurde.
Auftraggeber
Open-Xchange
– Internationales Software-Unternehmen mit 260 Mitarbeiter:innen
– entwickelt Open-Source-basierte Cloud-Lösungen für Hoster und Telekommunikationsunternehmen
Situation
Erfolgreich im SMB-Markt durch Hosting-Unternehmen als Vertriebskanal, aber kaum Präsenz im Enterprise-Markt und der öffentlichen Verwaltung
Auftrag
Entwicklung eines Geschäftsbereiches und einer Lösung für den digital souveränen Arbeitsplatz für die öffentliche Verwaltung als Alternative zu Microsoft 365
Wichtige Maßnahmen
- Aufbau eines cross-funktionalen, agilen Teams, das Vertrieb, Produktmanagement, Marketing und Entwicklung vereint
- Etablierung von strategischen Partnerschaften mit 8 Herstellern sowie enger Zusammenarbeit mit Bundesministerium des Inneren, ZenDiS und Dataport AöR
- Durchführung von User Research und Analyse der Pain Points, um nutzerzentrierte Lösungen zu entwickeln
Wichtige Resultate
- Rollout der Lösung in 8 Bundesländern für Lehrkräfte sowie ein Proof of Concept für die öffentliche Verwaltung im Bundesland Schleswig-Holstein
- Gewinnung neuer Kunden, darunter das Landesamt für Steuern in Bayern und Lehrermail-Projekte in Baden-Württemberg und Sachsen-Anhalt
- Entwicklungsaufträge im Wert von über 3 Mio. Euro zur Weiterentwicklung der Lösung gesichert
1. Ausgangslage
Auftraggeber
Open-Xchange bietet seit über 15 Jahren Mail- und Collaboration-Lösungen an, die primär über Hoster wie Ionos SE oder Telekommunikationsunternehmen wie Orange unter deren Marke vertrieben werden. Da die Lösungen meist als White-Label-Angebote genutzt werden, ist die Marke Open-Xchange bei Endkunden wenig bekannt.
Situation und Auftrag
Weltweite Krisen machten die Abhängigkeit von monopolistischen IT-Anbietern deutlich. Datenschutzverstöße und mögliche Zugriffe auf europäische Daten durch US-Behörden führten zu Bedenken über die digitale Souveränität. Besonders für die öffentliche Verwaltung entstand die dringende Notwendigkeit, Alternativen zu schaffen, um im Falle eines Ausfalls oder Abschaltens fremdgesteuerter Systeme handlungsfähig zu bleiben.
Die politische Bereitschaft, in Alternativen zu investieren, war jedoch begrenzt. Ziel war daher, ein Umfeld zu schaffen, in dem Open-Xchange frühzeitig eine Rolle spielen und erste Projekte umsetzen konnte, um bei wachsender Nachfrage handlungsbereit zu sein. Gleichzeitig sollte das Risiko minimiert werden, bei negativen politischen Entscheidungen flexibel aussteigen zu können. Die Betreuung von Early Adopters wie dem Land Schleswig-Holstein war ebenfalls ein erklärtes Ziel.
Der Auftrag: Aufbau des Geschäftsbereichs „Öffentliche Verwaltung“.
2. Lösungsansätze
Analyse und Vorbereitung
- Markt-, Kunden- und Nutzerbedarfsanalysen: Identifikation von Haupt-Use-Cases und Pain Points der öffentlichen Verwaltung
- Product-Market-Fit: Analyse der Stärken und Lücken der Lösung unter Einbezug verschiedener Hersteller
Maßnahmen
- Aufbau eines cross-funktionalen, agilen Teams aus Vertrieb, Produktmanagement, Marketing und Entwicklung sowie Überführung des Teams in eine selbstorganisierte Zellorganisation
- Partnerschaften mit Open-Source-Herstellern mit u.a. Univention, Nextcloud, Collabora, Element (Matrix), XWiki sowie strategische Partnerschaften im Umfeld der öffentlichen Verwaltung mit Bundesministerium des Inneren (BMI), Zentrum für digitale Souveränität (ZenDiS), Dataport AöR, BWI (Digitalisierung der Bundeswehr) aufgebaut und intensiviert
- User Research: Workshops und Einzelgespräche mit Nutzern der öffentlichen Verwaltung
- Etablierung eines strategischen Produkt-Steering-Boards mit Partnern zur Weiterentwicklung der Gesamt-Lösung
- Verhandlungen und Umsetzung von Weiterentwicklungsaufträgen, z.B. durch öffentliche Aufträge
- Entwicklung einer ganzheitlichen Produktstrategie (z.B. openDesk statt Silo-Lösungen)
- Unterstützung des BMI und später ZenDiS bei der Planung und Skalierung der Lösung
- Krisen- und Eskalationsmanagement in kritischen Projekten
- Change-Management durch intensive Workshops, Coaching und Trainings für alle Beteiligten
- Hands-on-Unterstützung des Teams, z.B. bei Ausschreibungen und der Erstellung von Use-Cases
- Kommerzielle Verantwortung und Repräsentanz des Geschäftsbereichs gegenüber dem OX Leadership Team und dem Supervisory Board von Open-Xchange
- Auswahl und Einstellung von Mitarbeitern, neue Wege bei der Personalfindung/-besetzung
„Ausphasen“ und Übergang
- Nach der Stabilisierung des Teams wurden die Geschäftsbereiche „Öffentliche Verwaltung“ und „Bildung“ als eigenständige Zellen organisiert
- Neue Mitarbeiter wurden intensiv begleitet, bis die Zellen autark arbeiteten
- Aufgrund der aufgebauten Reputation erhielt Oliver Nachtrab im Anschluss ein Mandat, die gemeinsame Strategie der Partnerhersteller zu moderieren
3. Resultate
- Rollout der Lösung in 8 Bundesländern für Lehrkräfte
- Proof of Concept für die öffentliche Verwaltung in Schleswig-Holstein erfolgreich umgesetzt
- Gewinnung neuer Kunden: Landesamt für Steuern in Bayern, Lehrermail Baden-Württemberg, Sachsen-Anhalt
- Erfolgreiches Management kritischer Projekte, z.B. Piloteinführung der Lehrermail Baden-Württemberg (siehe Announcement Digitaler Arbeitsplatz für Lehrkräfte startet )
- Entwicklung einer „Best of Breed“-Lösung mit Modulen von 8+ Herstellern zur Marktreife geführt (siehe Announcements ZenDiS launcht openDesk)
- Entwicklungsaufträge im Wert von über 3 Mio. € gesichert
- Signifikante Erhöhung des Monthly Recurring Revenue im Bereich „Öffentliche Verwaltung und Bildung“
- Gewährleistung der Unabhängigkeit von monopolistischen Anbietern und Kontrolle der eigenen Daten für viele Bundesländer, Ministerien und Organen der öffentlichen Hand (u.a. Strafgerichtshof, Bundeskanzleramt)
4. Medien-Echo
und Kundenstimmen
Berichterstattung
- Baden-Württemberg 14.04.2024: Digitaler Arbeitsplatz für Lehrkräfte startet
- LinkedIn Post 17.07.2025 von Dirk Schrödter, Minister und Chef der Staatskanzlei Schleswig-Holstein veröffentlicht die Ergebnisse der Umsetzung des Proof of Concepts: bereits 6.438 Nutzer in Schleswig-Holstein nutzen die Open-Xchange Plattform
- Handelsblatt 30.10.2025: Strafgerichtshof ersetzt Microsoft durch deutsche Lösung
- Bundesregierung 18.11.2025: Rede des Kanzlers beim Gipfel zur digitalen Souveränität Europas
- tagesschau 18.11.2025: Digitalgipfel in Berlin – Europa will eigenen digitalen Weg gehen
Dieses Projekt wurde für den Interim Management Excellence Award 2025 nominiert.
Kundenstimmen
2019 hatten wir die Vision, unsere Lösungen nicht nur für Hoster und Telcos anzubieten, sondern auch für die öffentliche Verwaltung. Die zunehmende Abhängigkeit der öffentlichen Hand von ausländischen IT-Anbietern und die damit verbundene Gefahr, die digitale Souveränität zu verlieren, rückten zunehmend in den Fokus der Politik. Mit unserer Initiative ‚Öffentliche Verwaltung‘ wollten wir schnell relevante Umsätze in diesem neuen Marktsegment erzielen.
Die hohen Anforderungen und die Komplexität dieses Umfelds – von langwierigen Entscheidungsprozessen bis hin zur notwendigen Aufmerksamkeit auf C-Level – führten dazu, dass wir 2020 Oli Nachtrab als General Manager Public Sector an Bord holten. Oli hat sich in kürzester Zeit in dieses anspruchsvolle Thema eingearbeitet und es unter herausfordernden Bedingungen souverän vorangetrieben.
Dank seiner strategischen Kompetenz und seiner Fähigkeit, Open-Xchange auf C-Level-Ebene überzeugend zu vertreten, hat Oli erfolgreich Vertrauen bei Partnern und Kunden wie dem BMI, Dataport, Univention, Element (Matrix), und Collabora aufgebaut. Mit seinem enormen Durchhaltevermögen und seiner Einsatzbereitschaft hat er nicht nur die Umsätze signifikant gesteigert, sondern auch zahlreiche Produkterweiterungen in enger Zusammenarbeit mit unseren Teams reibungslos und effizient umgesetzt.
Oli war von Beginn an ein integraler Bestandteil unseres Führungsteams, der nicht nur zuverlässig, sondern auch mit vollem Einsatz handelte – als wäre er ein langjähriges Mitglied unseres Vorstands. Sein Beitrag war entscheidend für den Erfolg unserer Initiative und für die Positionierung von Open-Xchange im Public-Sector-Markt. Ich danke ihm herzlich für seinen unermüdlichen Einsatz und seine außergewöhnliche Leistung.
— Andreas Gauger, CEO, Open-Xchange
Oli Nachtrab hat in seiner Rolle als Interim-Manager Public Sector bei Open-Xchange eine herausragende Leistung erbracht. Mit viel Engagement und Expertise hat er ein schlagkräftiges Team aufgebaut und unsere Opportunities sowie Forecasts souverän gemanaged. Dank seines strategischen Ansatzes und seiner Marktkenntnis konnten wir nicht nur neue Aufträge in der öffentlichen Verwaltung gewinnen, sondern auch wichtige Beziehungen und Partnerschaften aufbauen, die unsere Position in diesem Bereich nachhaltig stärken.
Besonders beeindruckend war, wie Oli das Team coachte und während unserer Unternehmenstransformation in eine der ersten eigenorganisierte, agile Zelle überführte – ein entscheidender Schritt, um langfristig erfolgreich zu sein. Er hat den Grundstein dafür gelegt, dass wir unsere Umsätze in der öffentlichen Verwaltung in Zukunft deutlich steigern können. Ich danke Oli für seine exzellente Arbeit und wünsche ihm für seine weitere Karriere alles Gute.
— Frank Hoberg, Vorstand Vertrieb, Open-Xchange
Als Oli Nachtrab bei Open-Xchange startete, war ich als Produktmanager noch für mehrere andere Produkte verantwortlich. Nach und nach übernahm ich, mit seiner Unterstützung, das Produktmanagement für den Public Sector. Diese klare Fokussierung ermöglichte es mir, gemeinsam mit unserem Team viele für die Nutzer relevante Verbesserungen in unser Produkt einzubringen – einige davon wurden sogar aus Entwicklungsgeldern der öffentlichen Verwaltung finanziert. Als Open-Source-Anbieter stehen wir voll hinter dem Prinzip ‚Public Money – Public Code‘.
— Götz Wohlberg, Lead Product Manager Public Sector, Open-Xchange
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Wie kann ich Sie voranbringen? Fordern Sie mein ausführliches Interim Manager-Profil an und vereinbaren Sie ein Telefonat zum ersten Kennenlernen mit mir.
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